VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

-Distribución automática de los documentos en cada carpeta, evitando la duplicidad.

-Incrementa la seguridad de nuestro archivo.

-Agiliza los procesos administrativos.

-Reduce los tiempos de localización, recuperación  y archivo de documentos.

-Protege y controla el acceso a la información.

¿PORQUE DF-SERVER?

Porque es un programa de gran funcionalidad que destaca con relación a la oferta del mercado por:

-Ser un producto terminado, sin necesidad de desarrollos de adaptación.

-La rapidez y precisión de busqueda.

-Ser una aplicación válida para todos los sectores, con módulos especializados: correo electrónico, work flow, bar code, modulo web...

-Disponer de digitalización certificada aprobada por la Agencia tributaria.

-Con un precio adecuado, acorde a las circunstancias del mercado y no siendo una barrera de entrada a la hora de plantear el proyecto.

METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN

Analisis:
- Análisis Técnicos.
- Auditoria documental.
- Diseño estructura.
- Calendario.

Instalación:
- Instalación aplicativo.
- Parametrización.
- Creación de Estructura.
- Formación inicial.

Intregración:
- Pruebas usuario.
- Procesos avanzados.

Auditoría.


¿QUE TIPO DE ARCHIVOS PUEDE GESTIONAR DF-SERVER?

DF-SERVER soporta cualquier formato de archivo pero dispone de una serie de motores de extracción de texto predeterminados a una serie de formatos. Podremos buscar documentos por su texto contenido:
-PDF, de texto y de imagen.
-Imagen multi-página y mono-página TIF.
-Imagen JPG, BMP, GIF, PNG, PCX, PSD.
-Open office Calc y Writer
-Excel, Word, Power point y 2007
-Csv, Txt, Rtf, Eml, Xml, Html, Asp, Aspx, Log, Dat, …
También soporta otros formatos como pueden ser:
-Msg
-Autocad DXF y DWG
-Audio y Video
-Y todos los que sea posible almacenar en sistema de archivos.

SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS


DF-SERVER almacena sus archivos en directorios de un servidor, de manera que los archivos, ya sean imágenes escaneadas, pdf o Word, se almacenaran en una estructura de carpetas indexadas a df-server.

Los permisos de seguridad que se apliquen a estas carpetas por active directory o cualquier otro sistema de seguridad de red, será automáticamente respetado

Soluciones
DF-SERVER
Gestión de Cuentas
Buscador
Gestión de expedientes
Facturación electrónica
Gestión de contratos
Clasificación automática
Digitalización certificada
Gestión de flujos de trabajo
Módulo Web
Integración




Beneficios de la Gestión de cuentas DF-Server

Reducción de costes.
Facilidad de consulta de facturas, acuerdos comerciales, pedidos y resto de documentos relacionados con la facturación, gracias a la centralización de la información y su disponibilidad inmediata vía web.
Reducción de tiempos en la gestión de facturas para poder obtener descuentos por pronto pago y mejorar el poder de negociación con el proveedor.
Incremento en la fluidez del proceso completo debido a la automatización de las tareas.
Minimización de los errores al automatizarse el proceso y reducirse la intervención humana.

 

Beneficios de la búsqueda de documentos con DF -SERVER

Reduce los tiempos de localización de los documentos.
DF-Server busca los documentos por cualquier palabra contenida gracias al OCR full-text.
Búsquedas avanzadas por multiples parametros, extensión, fechas (hasta 200 formatos de fecha predefinidos), búsquedas negativas, por indices, sellos, notas...etc
Motor de búsqueda con una rápidez equiparable al buscador más conocido de internet.

 

Beneficios de la gestión de expedientes con DF-SERVER

Ahorro en los costes de tramitación de solicitudes, desde el segundo mes de implantación, reduciendo además los costes de almacenamiento de documentos en formato físico.
Reducción de tiempo en la gestión de solicitudes con la optimización de los flujos de información y la eliminación del papel.
Solución fácilmente integrable con cualquier aplicación de negocio.
Agilidad en el tiempo de respuesta a las solicitudes de cada cliente.

 

Beneficios de la facturación electrónica de DF-SERVER

Reducción de costes.
Facilidad de consulta e intercambio de la factura digital.
Incremento en la fluidez y automatización del proceso completo de cuentas a pagar y a cobrar.
Reducción de los riesgos de falsificación de documentos al tratarse de documentos digitales con firma electrónica.

 

Beneficios de la gestión de contratos de forma automatizada

Reducción de costes en el proceso de administración de los contratos.
Liberación parcial de personal altamente cualificado, como los miembros del departamento de asesoría jurídica, para que puedan centrarse en tareas de mayor valor.
Control de versiones, preavisos al vencimiento del contrato y soporte a las distintas modalidades de renovación.
Disponibilidad inmediata y permanente de los documentos. Agilidad en la localización de los mismos para su aportación en procesos legales.

 

Beneficios de la clasificación automática

Gracias a la tecnología de nuestros 9 motores OCR.
Reducción de costes.
Mejora los tiempos en el proceso.
Mitiga el riesgos de errores.

 

Beneficios de la Digitalización Certificada

Segunda aplicación en obtener la homologación de la Agencia Tributaria, que garantiza la autenticidad de los documentos escaneados y permite su destrucción.
Ahorro de espacio y recursos al reducir la cantidad de papel.

 

Beneficios de la Gestión de Flujos de Trabajo

Permite controlar de forma eficaz tareas administrativas, conformidades, procedimientos de calidad o cualquier otro proceso al que se someten los archivos antes de su ubicación electrónica definitiva.
Se incluye una auditoría detallada de cada uno de los eventos realizados, con lo que sabremos en todo momento, el usuario, la fecha y hora y el evento realizado por cada documento.

 

Beneficios del módulo Web

Acceso web para visualizar, consultar, descargar y realizar búsquedas sobre los archivos almacenados en el sistema.
Control de acceso por nombre de usuario y password, permite tener disponible la información requerida vía web fuera del centro de trabajo.

 

Beneficios de la integración de DF-SERVER

DF-Server gracias a la tecnología de los OCR zonales permite la extracción de campos aislados de los documentos para su posterior uso, como búsquedas o exportaciones con otras aplicaciónes (contabilidad, excel...).
DF-Server puede integrarse con cualquier base de datos MySQL (Navission, Oracle...) lo que permite relacionar flujos de trabajo y exportar datos hacia contabilidad.


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